- Hoe een factuur op te maken (video)
- Hoe een factuur met kortingen op te maken
- Hoe een kopie van een factuur te maken
- Hoe een factuur zonder BTW op te maken
- Hoe facturen te creëren in het Engels, Frans en andere talen
- Hoe een proforma factuur te creëren
- Hoe een offerte te maken
- Hoe instellingen te wijzigen
- Hoe factuursjabloon te personaliseren
- Hoe je herhaalde facturen kunt aanmaken
1. Hoe een factuur op te maken
1.1 Ga naar «Mijn facturen» en kies «Nieuwe toevoegen», u zal het volgende formulier moeten invullen:
1.2 (Factuurnr): Dit velt genereert factuurnummer automatisch, tenzij u er zelf één wilt bepalen.
1.3 (Factuurdatum): Datum waarop u factuur wenst uit te geven. Deze datum wordt automatisch gegenereerd, tenzij u de datum zelf wilt bepalen.
1.4 (Vervaldatum): Datum waarop u betaling wenst te ontvangen. Deze datum wordt automatisch gegenereerd, tenzij u de datum zelf wilt bepalen.
1.5 (Type): Wat is het type van uw factuur?
1.6 (Vertragingsboete): Als u plant klanten te beboeten voor vertraagde betaling, kan u het percentage van de totale som van de boete specificeren.
1.7 (Referentie): Referentienummer is een uniek nummer voor een bestelling, applicatie, gebruikt om deze bestelling aan te duiden en snel terug te vinden.
1.8 (Opmerkingen in de factuur): Als u instructies of informatie hebt die u in uw factuur wilt vermelden, vul dan dit veld in en het zal hieronder verschijnen.
1.9 (E-mail tekst): Ons factuursysteem laat u toe uw facturen rechtstreeks vanaf onze website te verzenden. Vul a.u.b. dit veld in als u tekst wilt invullen in het tekstvak van uw e-mail.
U moet de gegevens van de klanten manueel ingeven als de lijst leeg is.
1.10.1 (Bedrijfsnaam van de klant): De naam van uw klant kan hier ingevuld worden.
1.10.2 (KvK nr van de klant): Kamer van Koophandel nummer
1.10.3 (BTW-Nummer): Optioneel veld voor Belasting/BTW-nummer dat zal verschijnen op uw facturen.
1.10.4 (Adres van bedrijf van de klant): Adres dat u wenst te vermelden op de factuur.
1.10.5 (Postcode van bedrijf van de klant): Postcode (in verschillende landen bekend als postal code, post code, or ZIP code) is een reeks letter en/of getallen.
1.10.6 (E-mail van de klant): E-mailadres van de klant waar de e-mail naar verzonden zal worden.
Het is tijd om producten, de hoeveelheid en prijzen toe te voegen om de details van de klant in te vullen. Geef de productinformatie in en druk op de 'Toevoegen' knop. U kan meerdere producten toevoegen.
1.11.1 (Goederenlijst): Deze sectie toont producten die u hebt geselecteerd van de lijst van vooraf ingegeven goederen.
1.11.2 (Goederen of diensten toevoegen): Hier kan u de productnaam en prijs aanpassen. Het is ook mogelijk hoeveelheid to te voegen voor het product dat zal opgesomd worden in uw factuur.
1.11.3 (Mijn goederen quicklist): Snelle lijst van alle goederen. Klik op een item dat u aan uw factuur wenst toe te voegen.
1.12 Druk op de "Opslaan" knop wanneer de producten toegevoegd zijn en uw factuur is klaar. U kan deze downloaden of verzenden naar uw klanten in PDF/XLS/Word/HTML formaten, aanpassen of verwijderen.
PDF factuur voorbeeld:
2. Hoe een factuur met kortingen op te maken
2.1 Korting die va toepassing is op alle producten en diensten die op de factuur staan kan toegevoegd worden als een normaal product, het enige verschil is dat de prijs een negatieve waarde zou moeten hebben. Bijvoorbeeld, «Naam»: "Algemene korting", «Prijs»: "-100".
2.2 Korting voor een specifiek product of dienst zal toegepast worden als we het veld voor korting invullen met een specifieke waarde. Er is ook een optie om een directe korting of een percentage van de prijs toe te voegen.
2.3 Het is mogelijk om beiden te combineren, algemene korting en specifieke korting:
Een voorbeeld van een factuur met kortingen:
3. Hoe een kopie van een factuur te maken
Sommige facturen hebben gelijkaardige details. In dit geval is het comfortabeler om een kopie van de factuur te maken en het aantal of de producten aan te passen. Ga naar de sectie "Mijn Facturen", kies een factuur en druk op het "kopie" icoon. Er zal een nieuwe kopie van de factuur verschijnen bovenaan de lijst.
U kan de details van de factuur aanpassen door op het "aanpassen" icoon te klikken.
4. Hoe een factuur zonder BTW op te maken
Om facturen zonder BTW te maken moet u de BTW-waarde op "0" instellen bij de instellingen.
5. Hoe facturen te creëren in het Engels, Frans en andere talen
Onze software ondersteunt een grote reeks landen en talen. U kan facturen maken in een specifieke taal en met specifieke vereisten voor een land als u een account met de taal naar keuze registreert.
6. Hoe een proforma factuur te creëren
Om een proforma factuur te creëren moet u factuur «Type» - Proforma Factuur kiezen. U kan dat doen tijdens het opmaken van de factuur.
7. Hoe een offerte te maken
Wanneer u een nieuwe factuur maakt of een bestaande aanpast, moet het factuurtype ingesteld zijn op "Offerte".
8. Hoe instellingen te wijzigen
Klik op "Mijn instellingen" in het linkermenu. Er zijn 6 secties: Gebruikersprofiel, Mijn bedrijfsgegevens, Betaalgegevens, E-mailinstellingen, Factuur instellingen, Sjablonen.8.1 Gebruikersprofiel:
Gebruikersprofiel instellingen behouden gegevens van gebruikersregistratie die u op elk moment kan aanpassen. E-mail zal gebruikt worden voor meldingen en voor levering van facturen.
8.2 Mijn bedrijfsgegevens:
- (Bedrijfsnaam): Bedrijfsnaam die u wilt zien verschijnen op uw facturen. Voorbeeld: My B.V.
- (Telefoon): Geef uw telefoonnummer en netnummer in. Voorbeeld: +1(877) 888 1234.
- (Adres): Adres dat u wenst te vermelden op de factuur.
- (Postcode): Postcode (in verschillende landen bekend als postal code, post code of ZIP code) is een reeks letters en/of getallen.
- (KvK-nummer): Kamer van Koophandel nummer
8.3 Betaalgegevens:
- (Bank naam): De naam van uw bank, vereiste informatie om overschrijvingen te ontvangen. Voorbeeld: City Bank.
- (Bankaccount (IBAN)): U kan kiezen om uw accountnummer of de IBAN van uw account(Europese landen) in te vullen, dit is vereiste informatie om overschrijvingen te ontvangen.
- (BIC): Dit veld is vereist voor SWIFT of BIC code .
- (Bankadres): Adres van uw bank moet ingevuld worden om overschrijvingen te ontvangen. Het zal verschijnen op uw facturen.
- (Alternatieve betalingsmethode ): Als u een secundaire of alternatieve betaalmethode in uw factuur wilt ingeven, vul dan dit veld in. Voorbeeld: Paypal.
- (Alternatieve betaalrekening ): Uw id van secundaire of alternatieve betaaloptie. Voorbeeld: my@paypal.com
- (Alternatieve betalingsmethode 2): Als u een alternatieve betaalmethode wilt ingeven in uw factuur, vul dan dit veld in. Voorbeeld: Payoneer.
- (Alternatieve betaalrekening 2): Uw id van alternatieve betaalmethode. Voorbeeld: my@payoneer.com
- (IBAN 2): Vul dit veld in als u wilt dat IBAN(International Bank Account Number) op uw facturen staat.
- (BTW-Nummer): Optioneel veld voor Belasting/BTW-nummer dat zal verschijnen op uw facturen.
- (BTW(%)): Bepaal uw Belasting/BTW bedrag in dit veld.
- (Prijzen inclusief BTW): Deze optie laat u toe BTW/Belasting toe te voegen aan prijzen of inbegrepen in prijzen.
- (Valuta ): Selecteer valuta waarmee u uw klanten plant te factureren.
- (Datum formatteren): Het datum formaat gebruikt in uw land. maand/dag/jaar (12/24/2016) is voor de VS en dag.maand.jaar (24.12.2016) is voor de meeste Europese landen.
8.4 E-mailinstellingen
- (E-mail tekstvak tekst): Ons factuursysteem laat u toe uw facturen rechtstreeks te versturen vanop onze website. Vul a.u.b. dit veld in als u tekst wilt ingeven in het tekstvak van de e-mail.
- (Handtekening in e-mail): Ons factuursysteem laat u toe uw facturen rechtstreeks te versturen vanop onze website. Vul a.u.b. dit veld in als u alternatieve contactgegevens, functietitels en bedrijfsnamen wilt ingeven als uw e-mailhandtekening.
8.5 Factuur instellingen
(Betalingsdeadline (dagen)): Gewenste betaalperiode (betaaldatum) is huidige datum + dit aantal dagen dat u ingeeft .
(Vergoeding bij te late betaling): Als u van plan bent klanten een boete te geven voor vertraagde betaling, kan u het percentage van de totale som voor de boete hier specificeren.
(Maateenheid): U kan een naam van een maat specificeren in dit veld. Het zal getoond worden in het veld voor hoeveelheid op uw facturen. Bijvoorbeeld eenheden, liter, items enz..
(Decimaal scheidingsteken): U kan kiezen hoe de nummer gescheiden worden in de som.
(Logo(.jpg, .png, .gif)): Klik op de 'kies bestand' knop om te browsen en uw bedrijfslogo te uploaden in .jpg bestandsformaat dat zal verschijnen op uw facturen. Zorg ervoor dat uw bestandsextensie met kleine letters is, niet met hoofdletters.
8.6 Sjablonen
U kan elk sjabloon dat u wilt kiezen voor uw facturen. Er zijn 4 algemene formaten beschikbaar: PDF (.pdf), HTML (.html), (.xls), Word (.dotx). Het is ook mogelijk om aanpassingen te doen of uw eigen sjablonen te uploaden en te gebruiken.
9. Hoe factuursjabloon te personaliseren
Om uw XLS/Word/PDF/HTML-factuursjabloon aan te passen moet u één van de klaargemaakte XLS/Word/PDF/HTML-sjablonen uit de lijst hieronder downloaden. Er zijn verschillende blokdelen die starten met "${" en eindigen met "}" symbolen. Gelieve deze blokken niet te verwijderen tenzij u de informatie op de facturen niet wilt zien. U kan de blokken verplaatsen en extra informatie die u wilt zien op uw facturen invoeren. Als u uitleg nodig hebt, gelieve onze ondersteuning te contacteren en we zullen u met veel plezier verder helpen.9.1. Voeg nieuwe aangepaste parameters toe.
Na het toevoegen van nieuwe input-velden kan u nieuwe parameters toevoegen in het factuursjabloon (uitgezonderd van productmodule). U moet in het factuursjabloon, op de plaats waar u de nieuwe parameter wilt toevoegen, de volgende tekst schrijven: ${name of the parameter}. Bijvoorbeeld, ${test}, waarbij "test" de naam van de parameter is.
NB! Het is nodig om de Engelse toetsenbord layout te gebruiken om symbolen ${} te schrijven, of u kan ze gewoon kopiëren van het sjabloon.
9.2. PDF/HTML:
1. Klik op één van de sjablonen om te kiezen. Na het klikken zal de code eronder in de 2de sectie verschijnen, pas het aan en klik op de "opslaan" knop.
2. Bewerk het sjabloon zoals u wilt en klik op de "opslaan" knop. Uw huidige PDF-sjabloon:
9.3. XLS/Word:
1. Kies en download een van de sjablonen.
3. Bewerk het gedownloade sjabloon zoals u wilt en upload het hier in .xls/.dotx extensie
10. Hoe je herhaalde facturen kunt aanmaken
Met de terugkerende facturen kun jij jouw terugkerende klanten automatisch factureren. Automatisch aangemaakte facturen verschijnen in de lijst met jouw normale facturen.
In factuurinstellingen kun je twee parameters voor terugkerende facturen instellen:
- Terugkerend factuurnummer achtervoegsel: Als je het bijvoorbeeld op "- A" instelt, zijn de toekomstige terugkerende factuurnummers "1 - A", "2 - A", ...
- Het volgende terugkerende factuurnummer: Het volgende terugkerende factuurnummer heeft dit cijfer + voorvoegsel
Om een nieuwe terugkerende factuur aan te maken, ga je naar «Terugkerende facturen» en kies je «Nieuwe toevoegen». Je moet het volgende formulier invullen:
Alle invoervelden zijn als voor een normale factuur hetzelfde, maar er zijn wel enkele uitzonderingen:
- Er is geen factuurnummer, uitgiftedatum en vervaldatum omdat deze informatie in de toekomst automatisch wordt ingesteld.
- Frequentie: Hoe vaak moet jij jouw terugkerende facturen maken en verzenden?
- Eerste factuur: De datum waarop jouw eerste factuur automatisch wordt aangemaakt en naar jouw klant wordt verzonden. De toekomstige facturen worden op dezelfde dag van de maand uitgegeven.
- Laatste factuur: De datum waarop jouw laatste factuur wordt aangemaakt en naar de klant wordt verzonden. Je kunt het leeg laten.
Wanneer de terugkerende facturen klaar zijn, worden jouw facturen automatisch in jouw account aangemaakt en naar jouw klanten gestuurd. De facturen worden op dezelfde dag van de maand uitgegeven, zoals jij bij 'eerste factuur' hebt ingesteld.