Facturen: alles wat je moet weten
- Wat is een factuur?
- Een voorbeeld van een factuur
- Wat moet er zeker op een factuur staan?
- Soorten facturen
- Factureringstools
Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel document dat een bedrijf naar zijn klant stuurt als het producten of diensten verkoopt. Het geeft aan wat er precies is verkocht en voor hoeveel. Een factuur wordt vaak gebruikt als betalingsverzoek en bevat de betalingsgegevens. Een goede factuur moet nauwkeurig zijn en geen onnodige toevoegingen bevatten.
Een voorbeeld van een factuur
Wat moet er zeker op een factuur staan?
Er zijn vereisten waar een standaard, goedopgestelde factuur aan moet voldoen:
De verplichte gegevens op een factuur
Dit zijn de gegevens/onderdelen die een goede factuur moet bevatten:
- De kop - "Factuur": In de kop van de factuur moet duidelijk worden vermeld dat het om een factuur gaat, zodat de klant weet wat hij ontvangt en hoe hij ermee om moet gaan.
- Factuurnummer: het ondersteunt het traceren van de factuur en het op orde houden van je financiële administratie.
- Factuurdatum: dit is de datum waarop de factuur is aangemaakt en verzonden.
- Beschrijving van geleverde producten of diensten: de beschrijving moet expliciet en duidelijk geschreven zijn. Het moet ook kort en bondig zijn. Het is niet nodig om een lange beschrijving over je dienst of product te geven.
- Gegevens over producthoeveelheden: vul van alle geleverde producten de juiste hoeveelheid in.
- Eenheidsprijzen: geef de bedragen duidelijk aan. Om het risico van verschillen door afronding te minimaliseren, is het raadzaam om de prijzen voor boekhoudkundige doeleinden op twee cijfers achter de komma af te ronden.
- Details van gegeven kortingen: geef aan welke korting er precies wordt gegeven en voor welke producten of diensten deze wordt aangeboden.
- Het subtotaal: dit is het totaalbedrag van alle aangeboden diensten of goederen minus de btw. Dit is ook het bedrag waarop je de btw-tarieven toepast.
- Het/de toegepaste btw-tarief/tarieven: de btw verschilt per product. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de huidige btw-tarieven.
- Het totale btw-bedrag dat in rekening wordt gebracht: bereken de totale waarde van de btw-tarieven en geef dit overzichtelijk aan.
- Het totale factuurbedrag: dit is de som van alle aangeboden producten of diensten plus de btw-tarieven. Dit is het definitieve bedrag dat de klant zal moeten betalen. Zorg ervoor dat het klopt om vertraagde betaling te voorkomen.
- Bedrijfsnaam: dit moet je correcte geregistreerde bedrijfsnaam zijn.
- Bedrijfsadres: dit is het officiële adres van je bedrijf.
- KvK-nummer: dit is het nummer dat aan je bedrijf is toegekend toen het werd geregistreerd.
- Btw-nummer van het bedrijf: dit is nodig voor belastingdoeleinden. Het kan worden weggelaten als je bedrijf niet BTW-plichtig is.
- Bedrijfsnaam van de klant: dit is de geregistreerde bedrijfsnaam van je klant.
- Bedrijfsadres van de klant: dit is het geregistreerde adres van het bedrijf.
- KvK-nummer van de klant: zorg ervoor dat je het juiste KvK-nummer invult.
- Btw-nummer van de klant: voor de belasting moet het btw-nummer van je klant op de factuur staan. Het mag worden weggelaten als het bedrijf niet btw-plichtig is.
- Munteenheid: dit is een noodzakelijke toevoeging aan de factuur om financiële verwarring te voorkomen.
De optionele gegevens op een factuur
Deze secties of details kunnen worden toegevoegd of weggelaten, afhankelijk van je voorkeur:
- Vervaldatum: dit is de datum waarop de totale betaling verschuldigd is.
- Aanmaningskosten: dit is een extra vergoeding voor situaties waarin de klant niet op de vervaldatum betaalt.
- Betalingsgegevens: dit zijn de bankgegevens van je bedrijf of een andere betalingsoptie die je verkiest. Bijvoorbeeld de naam van de bank, IBAN, SWIFT/BIC, PayPal of contant geld.
- E-mailadres: dit is het officiële e-mailadres van je bedrijf.
- Telefoonnummer: dit moet het officiële telefoonnummer van je bedrijf zijn.
- Betalingsreferentienummer: dit is voor het traceren van de betaling.
- Klantnummer: de nummers die worden toegewezen voor het bijhouden van zakelijke activiteiten met je klanten.
Soorten facturen
- Btw-factuur: standaard factuur uitgegeven door een btw-plichtige
- Factuur voor een niet btw-plichtige: standaard factuur verstrekt door een bedrijf dat niet btw-plichtig is.
- Proforma factuur: een eenvoudig verzoek om betaling
- Creditnota: een klant terugbetalen
- Terugkerende facturering: automatische facturering van een klant die zich abonneert
Factureringstools
- Eenvoudig factuurprogramma
- 38 gratis factuursjablonen - Word, Excel, PDF, Google Docs/Sheets
- PDF-factuur generator [Gratis]
Extra tips voor facturering:
Wanneer je een e-mail ter kennisgeving van een factuur naar een klant stuurt, is het aan te raden om "dank je wel" aan het einde toe te voegen. Dit toont zowel beleefdheid als professionele vriendelijkheid. Het is algemeen bekend dat je met "dank je wel" een heel eind komt, dus als je er een gewoonte van maakt om dit aan je facturen toe te voegen, zal dat de groei van je bedrijf zeker ten goede komen.
Zorg ervoor dat elk detail op de factuur correct is om vragen van je klanten en vermijdbare rompslomp te voorkomen. Een onjuiste beschrijving van je diensten of producten kan leiden tot uitstel van betaling, een verzwakte relatie met je klanten en een algehele belemmering van je bedrijf.